Politique de confidentialité
En vigueur le 29 juillet 2026 · Version 1.4
1. Qui nous sommes
ONKA INC. (« ONKA », « nous ») est un studio de développement web et d'IA établi à Ottawa (Ontario), Canada. La présente politique explique quels renseignements personnels nous recueillons lorsque vous réservez un appel sur book.onkalabs.com, pourquoi nous les recueillons, avec qui ils sont partagés, et quels sont vos droits.
2. Responsable de la protection des renseignements personnels
ONKA a désigné Joshua Onyema, directeur de la technologie, à titre de responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez le joindre à privacy@onkalabs.com.
3. Renseignements que nous recueillons
Lorsque vous réservez un appel, nous recueillons uniquement :
- Votre nom — pour identifier la rencontre;
- Votre adresse courriel — pour vous envoyer l'invitation et la confirmation;
- Le sujet de l'appel (facultatif) — pour préparer la rencontre;
- La date et l'heure choisies.
Nous traitons également, de façon technique et transitoire :
- Votre adresse IP — utilisée uniquement pour limiter le nombre de réservations par source (protection contre les abus). Elle n'est pas conservée dans une base de données ni associée à votre réservation;
- Votre préférence de langue — conservée localement dans votre navigateur (localStorage). Elle ne nous est jamais transmise.
Si la prise de notes par IA est activée pendant l'appel, le contenu de la rencontre est aussi traité : voir la section 7.
Nous n'utilisons aucun témoin (cookie) de suivi, aucune publicité et aucun outil d'analyse sur cette page.
4. Pourquoi nous les recueillons (finalités)
Uniquement pour planifier, confirmer et tenir l'appel que vous avez demandé. Nous n'utilisons pas ces renseignements à des fins de marketing, nous ne les vendons pas et nous ne les échangeons pas.
5. Consentement
Vous consentez explicitement, au moyen d'une case à cocher, avant l'envoi du formulaire. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en nous écrivant; l'annulation de la rencontre et la suppression des renseignements suivront.
6. Communication à des tiers et hors Québec
Pour fournir le service, vos renseignements sont communiqués aux fournisseurs suivants :
- Google (Google Agenda, Google Meet, Gmail) — création de l'événement, du lien vidéo et envoi de l'invitation;
- Vercel — hébergement du site de réservation.
Ces fournisseurs peuvent traiter et stocker des renseignements à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Ils y sont soumis aux lois locales. Nous limitons les renseignements transmis au strict nécessaire.
7. Notes de réunion générées par intelligence artificielle
Lorsque l'hôte l'active, Gemini (inclus dans Google Workspace Business Standard) peut prendre des notes automatiquement pendant l'appel. Dans ce cas :
- Gemini traite le contenu audio de la rencontre afin de produire un résumé écrit et une liste de suivis;
- Le résumé est enregistré comme document Google Docs dans le Drive d'ONKA et rattaché à l'événement d'agenda;
- Google Meet affiche un indicateur visible à tous les participants pendant que la prise de notes est active;
- Le traitement est effectué par Google, possiblement à l'extérieur du Québec (voir la section 6).
Vous pouvez refuser : dites-le au début de l'appel et l'hôte désactivera la prise de notes. Vous pouvez aussi demander la suppression du document de notes en écrivant à privacy@onkalabs.com.
Ces notes ne servent pas à des fins de marketing et ne sont partagées avec aucun tiers autre que Google, qui héberge le service.
8. Conservation
L'événement (nom, courriel, sujet) demeure dans l'agenda Google d'ONKA aussi longtemps que nécessaire au suivi de la relation d'affaires. Vous pouvez demander la suppression en tout temps (voir la section 9).
9. Vos droits
En vertu de la Loi 25, vous avez le droit :
- d'accéder aux renseignements que nous détenons sur vous;
- de les faire rectifier s'ils sont inexacts ou incomplets;
- de retirer votre consentement et d'en demander la suppression;
- à la portabilité : recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
- de porter plainte.
Pour exercer un droit, écrivez à privacy@onkalabs.com. Nous répondons dans un délai maximal de 30 jours.
10. Plainte auprès de l'autorité
Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) : cai.gouv.qc.ca.
11. Sécurité
Les identifiants d'accès à l'agenda sont conservés côté serveur uniquement, chiffrés par notre hébergeur, et ne sont jamais exposés au navigateur. Les échanges sont chiffrés en transit (HTTPS/TLS).
12. Décision automatisée
Aucune décision vous concernant n'est prise de façon exclusivement automatisée.
13. Modifications
Toute modification importante sera publiée sur cette page avec une nouvelle date d'entrée en vigueur.
Privacy Policy
Effective 29 July 2026 · Version 1.4
1. Who we are
ONKA INC. ("ONKA", "we") is a web and AI development studio based in Ottawa, Ontario, Canada. This policy explains what personal information we collect when you book a call at book.onkalabs.com, why we collect it, who it is shared with, and what your rights are.
2. Person Responsible for the Protection of Personal Information
ONKA has designated Joshua Onyema, Chief Technology Officer, as the Person Responsible for the Protection of Personal Information. He may be contacted at privacy@onkalabs.com.
3. What we collect
When you book a call we collect only:
- Your name — to identify the meeting;
- Your email address — to send the invitation and confirmation;
- What the call is about (optional) — to prepare;
- The date and time you choose.
We also process, technically and transiently:
- Your IP address — used only to limit bookings per source (abuse protection). It is not stored in a database or tied to your booking;
- Your language preference — kept locally in your browser (localStorage) and never sent to us.
If AI note-taking is enabled during the call, the meeting content is also processed: see section 7.
We use no tracking cookies, no advertising and no analytics on this page.
4. Why we collect it
Solely to schedule, confirm and hold the call you requested. We do not use this information for marketing, and we do not sell or trade it.
5. Consent
You consent explicitly via a checkbox before submitting the form. You may withdraw consent at any time by writing to us; the meeting will be cancelled and the information deleted.
6. Sharing and transfers outside Quebec
To deliver the service, your information is shared with:
- Google (Calendar, Meet, Gmail) — to create the event and video link and send the invitation;
- Vercel — hosting of the booking site.
These providers may process and store information outside Quebec, including in the United States, where local laws apply. We limit what is shared to the minimum necessary.
7. AI-generated meeting notes
When the host enables it, Gemini (included in Google Workspace Business Standard) can take notes automatically during the call. In that case:
- Gemini processes the audio content of the meeting to produce a written summary and a list of follow-ups;
- The summary is saved as a Google Doc in ONKA's Drive and attached to the calendar event;
- Google Meet shows a visible indicator to all participants while note-taking is active;
- Processing is carried out by Google, potentially outside Quebec (see section 6).
You may decline: say so at the start of the call and the host will turn note-taking off. You can also request deletion of the notes document by writing to privacy@onkalabs.com.
These notes are not used for marketing and are not shared with any third party other than Google, which hosts the service.
8. Retention
The event (name, email, subject) remains in ONKA's Google Calendar for as long as needed for the business relationship. You may request deletion at any time (section 9).
9. Your rights
Under Law 25 you have the right to:
- access the information we hold about you;
- have it corrected if inaccurate or incomplete;
- withdraw consent and request deletion;
- portability: receive your information in a structured, commonly used technological format;
- complain.
To exercise a right, email privacy@onkalabs.com. We respond within 30 days at most.
10. Complaints
If our response does not satisfy you, you may file a complaint with the Commission d'accès à l'information du Québec (CAI): cai.gouv.qc.ca.
11. Security
Calendar access credentials are held server-side only, encrypted by our host, and are never exposed to the browser. Traffic is encrypted in transit (HTTPS/TLS).
12. Automated decisions
No decision about you is made solely by automated means.
13. Changes
Material changes will be posted here with a new effective date.